Työyhteisöpeli – case Kauniaisten kaupunki

Yhteiskehittämishankkeen tavoitteena oli kehittää Kauniaisten kaupungin tiimejä ja työyhteisöjä uudella käytännönläheisellä ja entistä vaikuttavammalla kehitysprosessilla. Pohjana hankkeelle toimi Kauniaisten Työhyvinvointiohjelmassa esiin nousseet työyhteisötaidot ja niiden osallistava kehittäminen. Hankkeen tavoitteena oli kehittää työyhteisötaitoja niin, että koko henkilöstö osallistuu aktiivisina toimijoina oman työyhteisön kehittämiseen ja tavoiteltavaan käyttäytymisen muutokseen. Hanke nähtiin hyvin tärkeänä Kauniaisten kaupungille ja suunnittelussa olivat mukana kaupunginjohtaja Christoffer Masar, hallintojohtaja Camilla Söderström ja henkilöstöjohtaja Ulla Palmroos.

Hankkeessa käytettiin Kauniaisten kaupungille uutta pelillistä menetelmää, jossa esimiehet ja henkilöstö olivat avainroolissa ja aktiivisina toimijoina. Henkilöstö otettiin mukaan jo hankkeen suunnitteluvaiheessa, ja he pääsivät vaikuttamaan menetelmän avulla käytäviin työyhteisöä puhuttaviin teemoihin. Hanke käynnistettiin pandemia-aikana ja sen myötävaikutuksesta menetelmien kehitystä tehtiin innovatiivisesti ja löydettiin tapoja pelin toteuttamiseen fyysisten pelien lisäksi virtuaalisesti sekä hybridimallisesti.

Erityisesti projektin tavoitteena oli keskittyä vaikuttavuuden parantamiseen tukemalla pelityöpajojen jälkeen tapahtuvaa arjen kehittymistä esimiesten ja tiimien arjessa.

 

Myös haastavat aiheet helpommin keskusteluun

Hankkeessa Kauniaisten kaupungin esimiehet saivat ensin itse osallistua pelityöpajoihin, joissa he keskustelivat pelin keinoin työyhteisötaitojen kehittämiseen liittyvien kysymysten äärellä. Esimiehille annettiin myös valmiudet pelityöpajojen vetämiseen omien tiimien kanssa niin läsnä-, etä- kuin hybriditoteutuksena.

Kauniaisten kaupungilla ruoka- ja puhdistuspalveluista vastaava päällikkö Anja Hankala lähti rohkeasti viemään asiaa eteenpäin omassa organisaatiossaan.

Anja, mikä hankkeen pelillistämisessä oli parasta sinun, organisaation ja henkilöstön mielestä?

”Peliprojekti järjestettiin pandemia-aikana ja olemme hajaantuneet eri työpisteisiin Kauniaisissa, niin tämä oli sellainen tilaisuus, missä aina eri henkilöt eri työpisteiltä olivat yhtä aikaa läsnä.  Kaikkein haasteellisinta on ollut käydä peliä läpi meidän thaimaalaisten työntekijöiden kanssa. Heitä on viisi, joista kaksi osaa jollain tasolla suomea ja kolme ei yhtään. Se peli pelattiin niin, että yksi näistä thaimaalaisista valokuvasi tämän suomalaisen tekstin, missä oli vaihtoehtoja, ja sitten kääntäjällä käänsi sen thaimaan kielelle. Siten he keskenään keskustelivat ja ne, joilla oli suomen kielen taitoa, he pystyivät sitten esimiesten kanssa keskustelemaan.

Se, mikä tuli selkeästi esille, kun meillä on muun maalaisia ihmisiä, on että he suhtautuvat näihin tällaisiin asioihin ja ristiriitojen käsittelyyn ihan eri tavalla kuin mitä me suomalaiset. Sieltä tulee hyvin selkeästi esiin, että esimies on se, jonka on puututtava asioihin ja joka tulee ja ratkaisee asian. Ja se oli meille esimiehille hyvä asia, että asia tuli näiden pelien kautta esille näin selkeästi, niin osaamme puuttua siihen ihan toisella tavalla.

Haluamme kannustaa siihen, että työntekijät yrittäisivät ensin purkaa asioita keskenään ja esimiehet tulevat vasta myöhemmin mukaan.”

Työyhteisötaitojen kehittäminen pelin keinoin Kauniaisissa oli uusi tapa osallistaa henkilöstöä keskusteluun. Se jää esimiehille työkaluksi oman työyhteisön kehittämiseen myös jatkossa.

 ”Peli on hyvä työväline. Pelissä jokainen toi vuorollaan esiin parhaimman ja huonoimman vaihtoehdon ja se toi hyvää keskustelua. Olemme puhuneet, että tämä voidaan ottaa käyttöön, kun meille tulee uusia ihmisiä. Voimme pelata näitä pelejä aina uudestaan.”

Mitä pelikysymykset toivat mielestäsi lisää keskusteluun ja kenelle voisit peliä suositella?

”Pelin myötä oli helpompaa lähteä käsittelemään vaikeita aiheita, kuten ristiriitojen käsitteleminen. Kaikki huomasivat, miten eri tavalla asioista ajatellaan. Peli sopii ihan minne vaan. Valmiiden vastausvaihtoehtojen hyvä puoli on, että oman ajatuksensa voi piilottaa vastausvaihtoehdon taakse – ”tämä on lähimpänä minun mielipidettä, ei täysin mutta kuitenkin.” Pelin avulla saadaan keskusteluyhteys avattua ja voidaan puhua hankalistakin asioista”, toteaa Anja.

Eväitä esimiestyöhön ja johtamiseen

Kauniaisten kaupungissa Mäntymäen koulussa rehtorina toimiva Sami Suomela tiimeineen olivat pelin kautta syntyneisiin keskusteluihin oman työyhteisön kehittämiseksi erittäin tyytyväisiä.

Sami, mikä tässä oli kaikista parasta sinun näkemyksesi mukaan?

”Yhteinen keskustelu. Olen tuore kasvo Kauniaisissa. Tämä oli kiva ja positiivinen tapa. Pelillisyys auttoi yllättävälläkin tavalla aikuisuudesta ja ammattilaisuudesta huolimatta yhteisöä keskustelemaan vaikeistakin asioista. Peli auttoi yhteisen ymmärryksen luomisessa ja lisäämisestä. On ollut tosi hienoa kuulla palautetta jälkikäteen, siitä miten ihmiset ovat palanneet pelin tuomiin fiiliksiin, vaikka pelistä on jo aikaa. Peli elää ja puhututtaa edelleen, siihen palataan. Myös etäpelin pelaajilta sama toive, peli imaisi mukaansa, vaikka ei oltu laudan äärellä.”

Mikä sinulle jäi erityisesti sisällöllisesti mieleen, mitä haluaisit nostaa esille?

”Ihmiset lähtivät aktiivisesti keskustelemaan, mikä luo työn imua ja flowta. Kun on kyse isoista taloista, niin on valtava tarve yhteiselle kokoontumiselle ja keskustelulle. Palaute on ollut, että oli ihana hetki jutella asioista, joille ei ole paljon ollut aikaa.”

Sami totesi, että pelin keinoin asioiden käsittely tukee hyvin esimiestyötä ja johtamista.  ”Peli oli mahtava apu. Olen kokenut välillä todella haastavana sen, miten ottaa asia puheeksi, kun näen jonkin tilanteen mikä vaatii korjaamista. Pelin avulla pystyin tuomaan ihmiset asian ympärille, eikä minun tarvinnut rakentaa siitä mitään pulmaa, jota ollaan ratkaisemassa.”

Minkälainen olisi Kauniaisten sisäinen myyntipuhe, miten sinä myisit tätä peliä kollegoille?

”Koen, että tämä oli todella mukava johtamisteko ja luottamus lisääntyi. Pelin keinoin pystytään keskustelemaan asioista, jotka voivat olla vaikeita. Tämä on hieno konsepti, koska ei tarvitse kokea, että minä yksityishenkilönä olen vastuussa jostain, vaan pelin kautta lähdetään pohtimaan asioita yhdessä. Tutkimuksia on ollut, että pelillisyys auttaa monissa tilanteissa, kuten oppimisessakin. Tämä oli meille aikuisille hieno oppimistilanne. Osallistujat antoivat palautetta, että pelin kautta oli kiva keskustella ja herätti jopa naurua ja ihmetystä siitä, miten peli saikin heidät puhumaan ja toimiaan tällä tavalla.”

Hyödyt koko Kauniaisten kaupungin työyhteisölle

Kauniaisten hanke on mahdollistanut huomaamaan, että henkilöstön osallistaminen oman työyhteisön kehittämiseen on olennaista tämän päivän työelämässä. Yhteinen aika ja keskustelu takaavat hyvien käytäntöjen, oppien ja kehitysideoiden jakamisen yli toimialarajojen.

Hanke mahdollisti Kauniaisten kaupungille entistä avoimemman ja osallistavan työyhteisön ja toimintakulttuurin kehittämisen menetelmän. Koko henkilöstö pääsee paremmin osalliseksi oman työyhteisön kehittämiseksi ja jokaisen pohdinta keskusteltujen teemojen pohjalta on arvokas.

Huomattiin, että erityisesti näin pandemia-aikana hanke edesauttoi myös yhteisöllisyyden tunnetta yhteisten keskusteluiden kautta. Keskusteluista syntyi uusia ideoita oman työyhteisön kehittämiseksi yhdessä työkavereiden ja esimiesten kanssa. Peli jää Kauniaisten työkalupakkiin yhtenä merkittävänä työyhteisön kehittämisen menetelmänä.